Pagal Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) 17 straipsnį, likviduojamos nevalstybinės organizacijos ir privataus juridinio asmens veiklos dokumentai, kurių saugojimo terminas, nustatytas teisės norminiuose aktuose, nėra pasibaigęs, turi būti perduoti savivaldybei, kurios teritorijoje buvo nevalstybinės organizacijos ar privataus juridinio asmens buveinė, iki jo išregistravimo iš juridinių asmenų registro.
Dokumentai perduodami pateikus savivaldybės administracijai prašymą ir juridinio asmens likvidavimo faktą patvirtinančio dokumento kopiją.
Juridinių asmenų perduodami dokumentai turi būti sutvarkyti ir įrašyti į apskaitos dokumentus (apyrašus, sąrašus) pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių (Žin., 2011, Nr. 88-4230), Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių (Žin., 2012, Nr. 2-63) bei Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašo (Žin., 2011, Nr. 162-7722) reikalavimus. Fiziškai pažeisti dokumentai turi būti kvalifikuotai pataisyti ar restauruoti.
Kartu su dokumentais savivaldybei perduodami:
1. Pažyma apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą (pateikiama reikiama informacija apie įstaigą: įsteigimas, pavaldumas, funkcijos ir veiklos sritys, reorganizavimas, likvidavimas; aptariami bylų apyrašo sudarymo principai, kiek bylų ir kokios bylos yra perduotos, kokios bylos neperduotos ir kt.).
2. Juridinio asmens registracijos pažymėjimas (kopija).
3. Ilgai saugomų personalo bylų apyrašas Nr. 2 (2 egz.):
3.1. įmonės vadovo įsakymai kadrų (personalo) klausimais (dėl priėmimo į darbą, perkėlimo, pavadavimo, atleidimo iš darbo) (išdėstomi chronologine tvarka);
3.2. atleistų darbuotojų darbo sutartys (išdėstomos chronologine tvarka pagal atleidimo datą);
3.3. darbuotojų asmens sąskaitų kortelės (sudaromas bylos vidaus apyrašas (pavardžių abėcėlės tvarka), jei kortelių nėra – žiniaraščiai (kiekvienų metų sausio¬–gruodžio mėnesiais su darbuotojų parašais);
3.4. atleistų darbuotojų asmens kortelės (jei buvo pildomos, sudaromas bylos vidaus apyrašas (pavardžių abėcėlės tvarka);
3.5. darbo sutarčių registracijos žurnalas;
3.6. nelaimingų atsitikimų, profesinių ligų tyrimo dokumentai (protokolai, aktai, išvados, susirašinėjimo dokumentai) ir jų registravimo žurnalas;
3.7. akcininkų registracijos knyga.
4. Nerastų dokumentų, jei tokių yra, aktas.
5. Trumpai saugomų bylų sąrašas (-ai) (banko, kasos, kiti dokumentai, kurių nepasibaigęs saugojimo terminas).
6. Juridinio asmens dokumentų perdavimas savivaldybei įforminamas dokumentų perdavimo toliau saugoti aktu, kuris surašomas dviem egzemplioriais. Jame nurodomi perduodami dokumentai ir juos perduodantys bei priimantys asmenys.
Dokumentų bylos perduodamos jų formatą atitinkančiose ir specialiai tam pritaikytose dėžutėse, ant kurių turi būti nurodytas juridinio asmens pavadinimas, perduodamų dokumentų apskaitos duomenys: apyrašo numeris, metai, bylų numeriai.
